a. Sosialisasi Abdimas
Sosialisasi abdimas baik yang didanai secara internal maupun eksternal disosialisasikan kepada seluruh dosen UPN ―Veteran‖ Jatim oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM). LPPM menginformasikan semua skim abdimas yang ditawarkan oleh penyandang dana dengan berbagai cara, antara lain :
(1) Sosialisasi langsung melalui tatap muka dengan mengundang para peneliti
(2) Sosialisasi melalui surat pemberitahuan ke dosen
(3) Sosialisasi online dengan menggunggah informasi penerimaan proposal Abdimas di website LPPM: http://www.lppm.upnvjatim.ac.id
b. Pengajuan Proposal Abdimas
Pengajuan proposal abdimas UPN ―Veteran‖ Jatim melalui Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) untuk dicatat dan diproses lebih lanjut. Pengajuan proposal abdimas dilakukan dengan mengikuti ketentuan sebagai berikut:
(1) Proposal yang diajukan harus ditandatangani Ketua Kegiatan Abdimas dan disahkan dengan mendapat persetujuan dari Dekan/Direktur Pasca sarjana/Kepala Pusat Studi serta diketahui oleh Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM).
(2) Waktu pengajuan proposal penelitian sesuai jadwal yang diumumkan dan tidak melampaui tenggat waktu yang telah ditentukan. Untuk proposal dengan dana swadana dapat diajukan ke LPPM pada setiap waktu.
(3) Proposal yang diajukan sesuai dengan format yang telah ditentukan di Buku Panduan Abdimas masing-masing penyandang dana.
(4) Proposal Abdimas diserahkan dalam bentuk hard copy dan soft copy.
c. Mekanisme Seleksi Proposal Abdimas
Untuk kegiatan Abdimas seleksi dilakukan pada proposal dengan dana internal Program Penelitian Mandiri UPN ―Veteran‖ Jatim yang dilaksanakan oleh Tim Reviewer Internal yang diangkat dengan Surat Keputusan Rektor. Seleksi dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu:
(1) Tahap Administratif. Seleksi dilakukan dengan melihat kelengkapan proposal dan kesesuaian format proposal, kategori biaya, dan jenis abdimas dengan ketentuan yang berlaku. Seleksi administratif dilakukan oleh LPPM. Proposal yang dinyatakan lolos seleksi administrasi akan diseleksi lebih lanjut melalui seleksi substantif
(2) Tahap Substantif. Seleksi dilakukan oleh reviewer internal dengan menilai substansi kegiatan, kejelasan sasaran dan manfaat kegiatan, target luaran, teknologi yang dihasilkan atau yang ditransfer ke
masyarakat dan kewajaran biaya. LPPM menugaskan dan mengundang para reviewer internal untuk melakukan penilaian substantif pada proposal-proposal yang lolos seleksi administratif. Reviewer melakukan penilaian substatif berdasarkan butir-butir kriteria penilaian yang telah ditetapkan.
(3) Tahap Presentasi. Proposal yang lolos seleksi substantif dilanjutkan pada seleksi di tahap pemaparan proposal. Calon ketua kegiatan abdimas mempresentasikan proposalnya di hadapan 2 (dua) reviewer
internal dan dilanjutkan diskusi/tanya-jawab. Tahap ini merupakan tahap akhir dari proses seleksi yang dimaksudkan untuk mengetahui penguasaan ketua kegiatan abdimas terhadap substansi kegiatannya,
dan memberikan kritik dan saran-saran perbaikan untuk meningkatkan keberhasilan dalam pelaksanaan kegiatan abdimas.